Wszystkie jednostki organizacyjne funkcjonujące na rynku, również te budżetowane ze Skarbu Państwa zmuszone są dokonywać zakupów różnego rodzaju produktów, towarów czy usług. Czy są one realizowane prawidłowo i zgodnie ze sztuką „czystego” biznesu?

Weryfikacja i ocena przebiegu procesu nabywania i zarządzania umowami w ramach różnych obszarów zakupowych powierzonych przedsiębiorcom zewnętrznym, ze szczególnym uwzględnieniem kompetencji pracowników, skuteczności kontroli wewnętrznej i jej dostosowania do poziomu ryzyka, jak również poziomu osiąganych korzyści biznesowych - w niemal 80% polskich firm, szczególnie w sektorze jednostek państwowych, wykazuje nieudolność prowadzonych procesów, małą efektywność finansową i niewielkie (lub niemal żadne) korzyści biznesowe.

Dominująca większość polskich firm, w tym również banki i liczne pozostałe jednostki rynku usług finansowych, uczelnie, jednostki służby zdrowia, w tym ZUS, Ministerstwa, Urzędy Miast i Gmin itd., nie posiadają sformułowanych standardów Quick Wins. Doświadczenia pokazują, że nie posiadają one wyraźnie zdefiniowanej strategii w zakresie pozyskiwania towarów, produktów czy usług od dostawców zewnętrznych. Efektem takiego stanu rzeczy są zbyt drogie przetargi, zbyt długo trwające i nieprecyzyjnie zarządzane (administrowane) kontrakty.

Do podstawowych i najczęściej spotykanych nieprawidłowości procesów zakupowych nalezy zaliczyć:

• brak jasno, czytelnie i mierzalnie określonych kryteriów wyboru dostawców z przypisaniem wag oraz uboga dokumentacja tego procesu,
• bark sporządzania m.in. : analizy ryzyka związanego z wyborem nierzetelnego dostawcy, czy efektywności kosztowej takiego zakupu,
• brak ustalonego i wdrożonego do stosowania w sposób formalny, sposobu prowadzenia i dokumentowania bieżących analiz efektywności i jakość współpracy z poszczególnymi dostawcami,
• brak w umowach o współpracy z dostawcą zewnętrznym zapisów umożliwiających sprawdzenie, bezpośrednio u dostawcy jego systemów kontroli wewnętrznej i przebiegu procesu, w którym dostawca wykonuje usługę na rzecz firmy zlecającej,
• brak w umowach zapisów o scenariuszach awaryjnych, gwarancjach, zasadach weryfikacji jakości świadczonych usług i dostarczanych produktów, brak stosownych załączników, protokołów, zapisów o opustach cenowych, itp.,
• brak standardowych wzorów umów handlowych, które w sposób czytelny i uczciwy biznesowo określają wszelkie kwestie z obszaru realizowanego przetargu/zakupu,
• brak możliwości zweryfikowania usługi wykonanej przez dostawcę, sprawdzenia efektu jego pracy, brak możliwości wglądu do dokumentacji, brak kontroli prawidłowości wykonywanej dostawy na każdym etapie,
• brak zapisów w umowach o określonym sposobie postępowania z pozyskanymi danymi po zakończeniu współpracy, zwrócenia za protokołem zdawczo – odbiorczym.

Uwieńczeniem powyższych nieprawidłowości jest zazwyczaj nieumiejętne administrowanie już podpisanymi kontraktami.
Skutkiem powyższego są: źle wynegocjowane warunki umów, niekorzystnie sformułowane zapisy kontraktów, zbyt wysokie koszty dokonywanych zakupów oraz brak stosownego egzekwowania zapisów dotyczących warunków i zasad realizacji przedmiotu umowy.

Istnienie licznych nieprawidłowości i skali nieefektywności biznesowej zakupów prowadzonych przez zazwyczaj nie przygotowanych pracowników sprawiają, iż coraz większa liczba firm - świadoma istniejącego problemu – decyduje się na przyjęcie polityki outsourcingu zlecając procesy zakupowe zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie zakupowej.

Firma OLIMP Purchasing Management – pozwoli naszym Klientom uniknąć powyższych nieprawidłowości gwarantując jednocześnie realizację outsourcowanych usług, w tym  zakupowych w sposób kompleksowy, zapewniający wysoką efektywność biznesową.

Nasza firma proponuje Państwu pionierskie, na polskim rynku, rozwiązania w zakresie outsourcingu wszystkich procesów wspomagających związanych z funkcjonowaniem każdego podmiotu gospodarczego.